El número PESEL facilita la tramitación de muchos trámites administrativos, pero no es un documento de identidad ni un número obligatorio que todo extranjero deba tener desde el primer día de su estancia en Polonia. Las condiciones para obtenerlo dependen principalmente de la posibilidad de empadronarse y de si la normativa exige disponer de un PESEL en una situación concreta. En la práctica, el número puede asignarse automáticamente al darse de alta en el registro de residentes o mediante una solicitud por escrito. En esta guía explicamos qué es el PESEL, cómo preparar correctamente la solicitud, dónde presentarla y en qué casos disponer de este número facilita realmente la tramitación de los trámites.
¿Qué es el número PESEL?
El PESEL es símbolo numérico de once dígitos, que identifica de forma inequívoca a una persona física. Se compone de la fecha de nacimiento, un número de orden, la indicación del sexo y un dígito de control. No sustituye al pasaporte, al permiso de residencia ni a ningún otro documento que acredite la identidad.
El registro PESEL incluye, entre otros, los datos de los extranjeros que residen en Polonia. También puede contener datos de personas que, en virtud de normativas específicas, están obligadas a disponer de este número. Se trata de una distinción importante: PESEL no es obligatorio para todos los extranjeros únicamente por haber cruzado la frontera polaca.
El número es un identificador que se utiliza en diversos registros y trámites. Sin embargo, el mero hecho de que una institución solicite el PESEL no significa necesariamente que sea siempre el único identificador admisible. Las normas dependen del tipo de trámite. Por ejemplo, en los documentos de la Seguridad Social (ZUS), cuando el asegurado no dispone del PESEL, se puede utilizar la serie y el número del documento de identidad o del pasaporte.
Por ello, antes de iniciar el trámite, conviene aclarar dos cuestiones: si el número se asignará en relación con el registro de residencia y cuál es el fundamento jurídico que justifica la solicitud, en caso de que no sea posible realizar dicho registro.
¿Cuándo se le asigna el PESEL a un extranjero?
En la práctica, funcionan dos formas de obtener un número: la asignación relacionada con el registro de residencia y la asignación previa solicitud. No hay que confundirlas, ya que requieren trámites distintos.
Número de identificación personal (PESEL) al dar de alta la residencia
Un extranjero que resida en Polonia puede darse de alta en el registro de residentes. En ese caso, se le asigna un número. de oficio, sin necesidad de presentar una solicitud independiente para obtener el PESEL. La ficha oficial del servicio indica que esto se aplica al registro de residencia en Polonia para estancia superior a 30 días.
En este proceso, la asignación del número PESEL forma parte del trámite de empadronamiento. Sin embargo, esto no significa que todas las personas que se encuentran en Polonia lo reciban automáticamente. Es necesario empadronarse para obtenerlo.
Número de identificación personal (PESEL) previa solicitud
Si un extranjero no puede darse de alta en el registro de residentes y la administración le exige el número PESEL, puede solicitar que se le asigne dicho número. a petición de.
Esa conclusión Debe indicar el fundamento jurídico real en el que se basa la obligación de disponer de dicho número. La institución que solicite el PESEL debe indicar la disposición concreta en la que se basa dicho requisito.
Por lo tanto, no basta con afirmar de manera general que el número „será útil en Polonia”. Lo fundamental es fundamento jurídico concreto relacionada con el trámite que se está realizando. Si no sabes qué artículo indicar, pide a la oficina o institución que te solicite el número que te lo indique antes de presentar la documentación.
Las personas que estén organizando su estancia, su trabajo o sus estudios pueden consultar con antelación trámites relacionados con el trabajo en Polonia o leer Cómo solicitar plaza en la universidad en Polonia. El PESEL es solo uno de los elementos de todo el proceso y no sustituye a los documentos exigidos en otros trámites.
Si, al mismo tiempo, te encargas de la contratación y de la protección durante la estancia, puedes consultar el seguro de un extranjero que trabaja en Polonia. Se trata de un asunto distinto de la asignación del número de identificación.
¿Cómo solicitar el PESEL?
La solicitud debe presentarse por escrito ante cualquier órgano del municipio. Puedes descargar el formulario con antelación o recogerlo en la oficina. El documento requiere firma de puño y letra.
Si no perteneces a los grupos indicados de ciudadanos de la Unión Europea, la AELC y Suiza, ni a las personas a las que se aplica el Acuerdo de Retirada del Reino Unido, por regla general debes presentar la solicitud en persona. Se hace una excepción con los niños nacidos en Polonia. Dado que el alcance de esta norma depende de la situación del extranjero, es recomendable que compruebes a qué grupo perteneces antes de acudir a la oficina.
Qué hay que preparar antes de la visita
Revisa el formulario antes de enviarlo
La falta de fundamento jurídico o de datos que deban documentarse impide tramitar correctamente el formulario. Si la solicitud no cumple los requisitos, la administración solicitará que se subsanen las deficiencias. Para subsanarlas, se ha previsto 7 días.
No se ha recibido respuesta en ese plazo da lugar a que la solicitud quede sin tramitar.
El mero hecho de presentar un formulario correcto es gratis. El funcionario registra la solicitud de inmediato y, si hay motivos para asignarle un número, el solicitante recibe una notificación. Ficha oficial del servicio no indica una fecha fija finalización de todo el trámite, por lo que no conviene planificar los siguientes pasos partiendo de la base de que el número siempre se asignará en un plazo determinado.
Lo mejor es realizar una sencilla comprobación antes de la visita: comparar los datos del formulario con los del documento de identidad, indicar la base jurídica completa y asegurarse de que la firma se encuentra en el lugar correcto. Esto reduce el riesgo de que te pidan que subsanas las deficiencias.
¿Para qué sirve el PESEL?
El PESEL facilita la identificación de una persona en numerosos trámites, aunque su función no es la misma en todos los casos. No debe presentarse como un requisito universal para celebrar cualquier contrato, incorporarse a un puesto de trabajo o realizar todos los trámites administrativos.
Impuestos: PESEL o NIP
En materia fiscal, el identificador correspondiente depende de la condición jurídica de la persona. Para las personas físicas indicadas por la Administración Tributaria Nacional, el identificador fiscal es el PESEL. El resto de personas físicas sujetas a la obligación de registro utilizan el NIP. La conclusión práctica es sencilla: antes de introducir el número en un documento, comprueba si es el adecuado en cada situación. Número de identificación personal (PESEL) o número de identificación fiscal (NIP).
ZUS: es posible utilizar otro identificador
La falta del número PESEL no impide dar de alta a la persona asegurada. Si el asegurado no dispone de número PESEL, en los documentos de alta se puede indicar la serie y el número del documento de identidad o del pasaporte. A continuación, se debe mantener ese mismo identificador en los informes mensuales nominativos. Esto significa que Se puede presentar una solicitud ante la ZUS sin el número PESEL, siempre que se utilice correctamente el documento autorizado.
Actividad económica
Un extranjero con derecho a ejercer una actividad por cuenta propia en Polonia puede registrarla sin necesidad de un número PESEL. como es habitual, en la oficina municipal, presentando el pasaporte u otro documento que acredite su identidad y nacionalidad. Las personas que no sean de la UE/EEE, EE. UU. o Suiza también deben presentar un documento que acredite que su permiso de residencia les permite crear una empresa unipersonal. El procedimiento electrónico difiere considerablemente: registro de una empresa unipersonal en el CEIDG Para realizar el trámite en línea es necesario disponer de un número PESEL.
Este es un buen ejemplo de por qué no se puede dar una respuesta general en la que se afirme que el PESEL es siempre necesario o totalmente innecesario. A veces, se puede alcanzar el mismo objetivo por diferentes vías, y el método elegido influye en los datos que se requieren.
NIF no sustituye a otros documentos necesarios. La asignación del número de identificación es un trámite independiente de los trámites relacionados con el seguro.
Si necesitas una póliza KLC independientemente del procedimiento del PESEL, utiliza la calculadora de la página web insurance-schengen.pl.
Preguntas más frecuentes
¿Todos los extranjeros que residen en Polonia deben tener un PESEL?
No, el mero hecho de llegar a Polonia no implica automáticamente esa obligación. El número puede asignarse al dar de alta la residencia o previa solicitud, si de una disposición concreta se deriva la obligación de disponer de él.
¿Se obtiene el PESEL automáticamente al empadronarse?
La ficha oficial del servicio indica que a los extranjeros se les asigna un número de forma automática si se registran en Polonia para una estancia superior a 30 días. En ese caso, no es necesario presentar una solicitud específica para obtener el PESEL.
¿Dónde debo presentar la solicitud si no puedo darme de alta en el registro de residentes?
La solicitud por escrito puede presentarse ante cualquier órgano del municipio. Debe firmarse de puño y letra e indicar la disposición normativa en la que se establece la obligación de disponer de un número.
¿Hay que pagar para obtener el PESEL?
No. La asignación del número PESEL previa solicitud es un servicio gratuito.
¿Cuánto tiempo tarda la asignación del número?
El funcionario tramita la solicitud de inmediato y, una vez comprobado que se cumplen los requisitos para asignar un número, el solicitante recibe una notificación. La ficha del servicio no establece un plazo fijo para la finalización de todo el trámite.
¿Se puede dar de alta a un extranjero en la Seguridad Social (ZUS) sin el número PESEL?
Sí. Si la persona asegurada no dispone de número PESEL, en los documentos de inscripción se puede indicar la serie y el número del documento de identidad o del pasaporte.
¿Se puede constituir una empresa unipersonal sin el número PESEL?
Sí, siempre que el extranjero esté autorizado a ejercer una actividad por cuenta propia en Polonia. Puede registrarla de forma tradicional en la oficina municipal tras presentar el pasaporte u otro documento que acredite su identidad y nacionalidad. Las personas procedentes de fuera de la UE/EEE, EE. UU. y Suiza también deben presentar un documento que acredite que su permiso de residencia les permite crear una empresa unipersonal. Por su parte, el número PESEL es obligatorio para registrar una empresa unipersonal por Internet en el CEIDG.
¿Y ahora qué?
En primer lugar, comprueba si puedes dar de alta tu domicilio. Si es así, se te asignará un PESEL como parte de este trámite. Si no es posible empadronarse, pide a la institución que te solicita el número que te indique el fundamento jurídico, prepara un documento que acredite tu identidad y presenta la solicitud firmada en la oficina municipal que elijas. No pospongas la respuesta a la notificación de la administración: si no subsanas las irregularidades, el expediente podría archivarse sin que se haya tramitado la solicitud.
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