Số PESEL giúp thuận tiện hơn trong việc giải quyết nhiều thủ tục hành chính, tuy nhiên đây không phải là giấy tờ tùy thân cũng không phải là số bắt buộc mà mọi người nước ngoài phải có ngay từ ngày đầu tiên lưu trú tại Ba Lan. Điều kiện để có được số này chủ yếu phụ thuộc vào khả năng đăng ký cư trú cũng như việc các quy định có yêu cầu phải có số PESEL trong tình huống cụ thể hay không. Trên thực tế, số này có thể được cấp tự động khi đăng ký cư trú hoặc dựa trên đơn xin bằng văn bản. Trong cẩm nang này, chúng tôi sẽ giải thích PESEL là gì, cách chuẩn bị đơn xin đúng cách, nộp đơn ở đâu và trong những trường hợp nào việc có số này thực sự giúp việc hoàn tất các thủ tục hành chính trở nên thuận lợi hơn.
Số PESEL là gì?
PESEL là mã số gồm 11 chữ số, giúp xác định rõ ràng danh tính của một cá nhân. Thẻ này bao gồm ngày sinh, số thứ tự, ký hiệu giới tính và số kiểm tra. Thẻ này không thay thế cho hộ chiếu, thẻ cư trú hay bất kỳ giấy tờ nào khác dùng để xác minh danh tính.
Hệ thống số PESEL bao gồm, trong số những nội dung khác, thông tin về người nước ngoài cư trú tại Ba Lan. Hệ thống này cũng có thể chứa thông tin về những người mà theo các quy định riêng biệt có nghĩa vụ phải có số này. Đây là một sự phân biệt quan trọng: PESEL không phải là điều bắt buộc đối với mọi người nước ngoài chỉ vì lý do đã vượt qua biên giới Ba Lan.
Số này là mã định danh được sử dụng trong các sổ đăng ký và thủ tục khác nhau. Tuy nhiên, việc một cơ quan yêu cầu cung cấp số PESEL không có nghĩa là đây luôn là mã định danh duy nhất được chấp nhận. Các quy định phụ thuộc vào loại vụ việc. Ví dụ, trong các tài liệu của ZUS, nếu người tham gia bảo hiểm không có số PESEL, có thể sử dụng số sê-ri và số trên chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
Do đó, trước khi bắt đầu thủ tục, cần làm rõ hai vấn đề: liệu số này có được cấp liên quan đến việc đăng ký cư trú hay không, và cơ sở pháp lý nào làm căn cứ cho đơn xin nếu việc đăng ký cư trú là không thể.
Khi nào người nước ngoài được cấp mã số PESEL?
Trên thực tế, các cơ chế này đang hoạt động hai cách để lấy số: việc cấp số đăng ký liên quan đến việc đăng ký thường trú và việc cấp số đăng ký theo yêu cầu. Không nên nhầm lẫn giữa hai loại này, vì chúng đòi hỏi các thủ tục khác nhau.
Số PESEL khi đăng ký thường trú
Người nước ngoài cư trú tại Ba Lan có thể đăng ký thường trú. Khi đó, họ sẽ được cấp số đăng ký theo chức vụ, mà không cần nộp đơn xin mã số PESEL riêng. Thẻ dịch vụ chính thức nêu rõ rằng điều này áp dụng cho việc đăng ký cư trú tại Ba Lan theo thời gian lưu trú trên 30 ngày.
Trong quy trình này, việc cấp số PESEL là một phần của thủ tục đăng ký cư trú. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là mọi người đang cư trú tại Ba Lan đều được cấp số này một cách tự động. Điều kiện tiên quyết là phải hoàn tất thủ tục đăng ký cư trú.
Số PESEL theo yêu cầu
Nếu người nước ngoài không thể đăng ký cư trú mà cơ quan chức năng yêu cầu họ cung cấp số PESEL, họ có thể nộp đơn xin cấp số này theo đề nghị.
Kết luận như vậy phải nêu rõ cơ sở pháp lý thực tế làm căn cứ cho nghĩa vụ phải có số này. Cơ quan yêu cầu cung cấp số PESEL cần chỉ rõ điều luật cụ thể làm cơ sở cho yêu cầu này.
Vì vậy, chỉ nói chung chung rằng con số đó „sẽ hữu ích ở Ba Lan” là chưa đủ. Điều quan trọng nhất là cơ sở pháp lý cụ thể liên quan đến vụ việc đang được giải quyết. Nếu bạn không biết nên ghi quy định nào, hãy yêu cầu cơ quan hoặc tổ chức yêu cầu số đó chỉ dẫn trước khi nộp hồ sơ.
Những người đang lên kế hoạch cho chuyến đi, công việc hoặc việc học của mình có thể kiểm tra trước các thủ tục liên quan đến việc làm tại Ba Lan hoặc đọc Cách nộp đơn vào các trường đại học ở Ba Lan. Mã số PESEL chỉ là một trong những yếu tố của toàn bộ quy trình và không thay thế cho các giấy tờ được yêu cầu trong các thủ tục khác.
Nếu bạn đang đồng thời lo liệu việc tuyển dụng và bảo hiểm trong thời gian lưu trú, bạn có thể tham khảo bảo hiểm cho người nước ngoài làm việc tại Ba Lan. Đây là một vấn đề riêng biệt so với việc cấp số nhận dạng.
Làm thế nào để nộp đơn xin mã số PESEL?
Đơn xin phải được nộp bằng văn bản tới bất kỳ cơ quan nào của xã. Bạn có thể tải mẫu đơn về trước hoặc nhận tại cơ quan hành chính. Tài liệu này yêu cầu chữ ký tự tay.
Nếu bạn không thuộc các nhóm công dân Liên minh Châu Âu, EFTA và Thụy Sĩ nêu trên, cũng như không thuộc đối tượng được quy định trong Hiệp định Rút lui của Vương quốc Anh, thì về nguyên tắc, bạn phải nộp đơn trực tiếp. Có một ngoại lệ áp dụng cho trẻ em sinh ra tại Ba Lan. Do phạm vi áp dụng của quy định này phụ thuộc vào tình trạng cư trú của người nước ngoài, bạn nên kiểm tra xem mình thuộc nhóm nào trước khi đến.
Cần chuẩn bị những gì trước khi đến khám
Hãy kiểm tra lại mẫu đơn trước khi nộp
Việc thiếu cơ sở pháp lý hoặc các thông tin cần được chứng minh sẽ khiến đơn không thể được xem xét đúng quy định. Nếu đơn không đáp ứng các yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu bổ sung các thông tin còn thiếu. Thời hạn để bổ sung các thông tin này được quy định là 7 ngày.
Không có phản hồi trong thời hạn này dẫn đến việc đơn không được xem xét.
Chỉ cần nộp mẫu đơn đúng quy định là miễn phí. Nhân viên sẽ tiếp nhận đơn đăng ký ngay lập tức, và nếu có cơ sở để cấp số, người nộp đơn sẽ nhận được thông báo. Phiếu dịch vụ chính thức không chỉ ra một thời hạn cố định nào cho đến khi toàn bộ thủ tục hoàn tất, do đó không nên lên kế hoạch cho các bước tiếp theo dựa trên giả định rằng số điện thoại sẽ luôn được cấp trong một khoảng thời gian nhất định.
Tốt nhất là trước khi đến, bạn nên thực hiện một bước kiểm tra đơn giản: so sánh thông tin trong biểu mẫu với giấy tờ tùy thân, điền đầy đủ cơ sở pháp lý và đảm bảo chữ ký được đặt đúng vị trí. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro bị yêu cầu bổ sung thông tin còn thiếu.
Mã số PESEL dùng để làm gì?
Số PESEL giúp việc xác định danh tính cá nhân trở nên dễ dàng hơn trong nhiều thủ tục, tuy nhiên vai trò của nó không phải lúc nào cũng giống nhau. Không nên coi đây là điều kiện bắt buộc chung để ký kết mọi hợp đồng, bắt đầu công việc hay giải quyết tất cả các thủ tục hành chính.
Thuế: Mã số PESEL hoặc mã số NIP
Trong các vấn đề về thuế, mã số nhận dạng phù hợp phụ thuộc vào tư cách pháp lý của cá nhân. Đối với các cá nhân thuộc các nhóm do Cơ quan Quản lý Thuế Quốc gia chỉ định, mã số thuế là PESEL. Các cá nhân khác thuộc diện phải đăng ký sẽ sử dụng mã số NIP. Lời khuyên thực tế rất đơn giản: trước khi điền số vào tài liệu, hãy kiểm tra xem trong tình huống cụ thể đó, mã số nào là phù hợp Số PESEL hoặc số NIP.
ZUS: có thể sử dụng mã định danh khác
Việc không có số PESEL không cản trở việc đăng ký người được bảo hiểm. Nếu người được bảo hiểm không có số PESEL, trong các tài liệu đăng ký có thể ghi số sê-ri và số thẻ căn cước hoặc hộ chiếu. Mã định danh này sau đó phải được giữ nguyên trong các báo cáo hàng tháng theo tên. Điều này có nghĩa là Ngay cả khi không có mã PESEL, bạn vẫn có thể đăng ký với ZUS, với điều kiện phải sử dụng đúng cách tài liệu đã được phê duyệt.
Hoạt động kinh doanh
Người nước ngoài được phép kinh doanh cá thể tại Ba Lan có thể đăng ký hoạt động kinh doanh mà không cần số PESEL theo truyền thống tại trụ sở chính quyền xã, bằng cách xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ khác chứng minh danh tính và quốc tịch. Người không thuộc EU/EEA, Hoa Kỳ và Thụy Sĩ cũng phải xuất trình giấy tờ chứng minh rằng giấy phép cư trú của họ cho phép thành lập doanh nghiệp cá nhân. Thủ tục trực tuyến có sự khác biệt đáng kể: đăng ký doanh nghiệp cá nhân tại CEIDG Để sử dụng dịch vụ trực tuyến, bạn cần có số PESEL.
Đây là một ví dụ điển hình cho thấy tại sao không thể đưa ra câu trả lời chung chung rằng mã PESEL luôn cần thiết hoặc hoàn toàn không cần thiết. Đôi khi, cùng một mục tiêu có thể đạt được bằng nhiều cách khác nhau, và phương pháp được lựa chọn sẽ ảnh hưởng đến các dữ liệu cần thiết.
Mã số cá nhân (PESEL) không thay thế cho các tài liệu bắt buộc khác. Việc cấp số nhận dạng là một thủ tục riêng biệt so với các thủ tục bảo hiểm.
Nếu bạn cần mua bảo hiểm KLC mà không phụ thuộc vào thủ tục PESEL, hãy sử dụng công cụ tính toán trên trang web insurance-schengen.pl.
Các câu hỏi thường gặp nhất
Có phải mọi người nước ngoài ở Ba Lan đều phải có mã số PESEL không?
Không, việc đến Ba Lan thôi thì không tự động tạo ra nghĩa vụ đó. Số đăng ký có thể được cấp khi làm thủ tục đăng ký cư trú hoặc theo đơn xin, nếu có quy định cụ thể nào đó yêu cầu phải có số đăng ký đó.
Có được cấp mã số PESEL tự động sau khi đăng ký cư trú không?
Theo hướng dẫn chính thức về dịch vụ này, người nước ngoài sẽ được cấp số PESEL tự động nếu đăng ký cư trú tại Ba Lan với thời gian lưu trú trên 30 ngày. Trong trường hợp đó, không cần phải nộp đơn riêng để xin cấp số PESEL.
Nếu tôi không thể đăng ký thường trú thì nên nộp đơn ở đâu?
Đơn xin bằng văn bản có thể được nộp cho bất kỳ cơ quan nào của xã. Đơn phải được ký tay và nêu rõ điều luật quy định nghĩa vụ phải có số đăng ký.
Việc xin mã số PESEL có phải trả phí không?
Không. Việc cấp số PESEL theo đơn xin là một dịch vụ miễn phí.
Quá trình cấp số mất bao lâu?
Cán bộ sẽ tiếp nhận hồ sơ ngay lập tức, và sau khi xác định có cơ sở để cấp số hồ sơ, người nộp đơn sẽ nhận được thông báo. Phiếu dịch vụ không quy định một thời hạn cố định nào cho việc hoàn tất toàn bộ thủ tục.
Có thể đăng ký người nước ngoài với ZUS mà không cần số PESEL không?
Đúng vậy. Nếu người được bảo hiểm không có số PESEL, thì trong các tài liệu đăng ký có thể ghi số sê-ri và số thẻ căn cước hoặc hộ chiếu.
Có thể thành lập doanh nghiệp cá nhân mà không cần mã số PESEL không?
Đúng vậy, nếu người nước ngoài có đủ điều kiện để thành lập doanh nghiệp cá nhân tại Ba Lan. Họ có thể đăng ký theo thủ tục truyền thống tại văn phòng hành chính xã sau khi xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ khác chứng minh danh tính và quốc tịch. Người không thuộc EU/EEA, Hoa Kỳ và Thụy Sĩ cũng phải xuất trình giấy tờ chứng minh rằng giấy phép cư trú của họ cho phép thành lập doanh nghiệp cá nhân. Trong khi đó, số PESEL là bắt buộc để đăng ký doanh nghiệp cá nhân trực tuyến trên hệ thống CEIDG.
Tiếp theo nên làm gì?
Trước tiên, hãy xác định xem bạn có thể đăng ký thường trú hay không. Nếu có thể, mã số PESEL sẽ được cấp trong khuôn khổ thủ tục này. Nếu không thể đăng ký thường trú, hãy yêu cầu cơ quan yêu cầu mã số này nêu rõ cơ sở pháp lý, chuẩn bị giấy tờ xác nhận danh tính và nộp đơn đã ký tên tại cơ quan hành chính địa phương mà bạn chọn. Đừng trì hoãn việc trả lời yêu cầu của cơ quan chức năng: việc không bổ sung đầy đủ các thông tin còn thiếu có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối mà không được xem xét.
Polish
English
Ukrainian
Turkish
Spanish
Indonesian
Vietnamese
Russian